Optimalkan Tata Kelola Administrasi, Bawaslu Kota Probolinggo Rapikan Sistem Kearsipan Berbasis Perbawaslu

Kota Probolinggo – (Bawaslu Kota Probolinggo) - Guna meningkatkan kualitas tata kelola administrasi dan penertiban dokumen negara, Bawaslu Kota Probolinggo menggelar koordinasi internal terkait pengelolaan arsip di lingkungan sekretariat. Pertemuan ini memfokuskan pada implementasi Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 tentang tata kearsipan yang lebih sistematis dan terukur pada Senin, (2/2).

Dalam arahannya, Uswatun Hasanah Arsiparis Bawaslu Kota Probolinggo menekankan pentingnya setiap divisi memahami daftar arsip aktif melalui pengisian daftar berkas dan isi berkas secara akurat. Mulai Januari 2026, pendataan surat keluar dilakukan secara terpusat melalui spreadsheet yang telah disediakan.

Salah satu poin krusial yang dibahas adalah mengenai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Arsip dikategorikan menjadi dua jenis, Pertama Arsip Substantif, meliputi dokumen pengawasan, penanganan pelanggaran, dan penyelesaian sengketa. Kedua, Arsip Fasilitatif, meliputi dokumen dukungan seperti SDM dan Hukum.

"Retensi arsip menentukan nasib akhir sebuah dokumen—apakah tetap aktif, menjadi inaktif, atau dimusnahkan. Untuk berkas yang telah melewati masa 5 tahun, dapat diusulkan untuk dimusnahkan melalui prosedur berjenjang ke Bawaslu Provinsi hingga Bawaslu RI," jelas Uswatun.

Menanggapi efisiensi ruang dan dokumen, muncul usulan dari staf sekretariat, Ivone Rizky Amelia, mengenai penggunaan salinan digital (softfile). Uswatun mengonfirmasi bahwa dokumen tertentu tidak wajib dicetak selama keterangan status aktif/inaktifnya jelas. Sebagai langkah praktis, tim juga berencana mengoptimalkan penggunaan Google Drive untuk penyimpanan bersama.

Di sisi lain, penggunaan aplikasi Srikandi juga menjadi sorotan. Fajar Dwi Yunanda staf sekretariat mendiskusikan teknis pemberkasan manual yang harus terekam secara digital. Meskipun aplikasi Srikandi memiliki batasan unggah satu file, dokumen pendukung lainnya tetap dapat diarsipkan sebagai lampiran yang terintegrasi.

Dala kesempatan ini, Koordinator Sekretariat, Tommy Yoga Aditama, menekankan pentingnya pemahaman seluruh staf mengenai tenggat waktu retensi agar tidak terjadi penumpukan dokumen yang tidak relevan.

"Kita perlu menata ulang arsip di sekretariat. Meskipun SK kearsipan sudah diinformasikan, ke depannya kita perlu melakukan 'bedah aturan' agar seluruh tim benar-benar memahami kode klasifikasi dan tanggung jawab di divisi masing-masing," ungkapnya.

Kegiatan ini diharapkan mampu menciptakan sistem dokumentasi yang akuntabel di Bawaslu Kota Probolinggo, sehingga seluruh data kegiatan pengawasan dapat tersimpan dengan aman dan mudah diakses saat dibutuhkan. (Ivone/Humas)