Eka Rahmawati : Setiap Surat Masuk atau Keluar Harus di Rekap

Batu – Masih di lokasi yang sama dengan tempat yang berbeda adalah Rapat Koordinasi Tata Naskah Dinas yang di laksanakan oleh Bawaslu Jawa Timur dalam kegiatan tersebut membahas tentang jenis dan penomoran surat dimana memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus di pedomani oleh masing – masing Bawaslu Kota/Kabupaten. Acara dilaksanakan pada Minggu, (15/3/2020) bertempat di Hotel Klub Bunga Butik Resort  Kota Batu.

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan, pemahaman serta kompetensi dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan dalam lingkungan Sekretariat Bawaslu. Dihadiri oleh Kordiv Data Informasi dan Organisasi Eka Rahmawati, Kepala Sekretariat Sapni Syahril, Kasubbag Administrasi Bawaslu Jawa Timur. Terundang dalam kegiatan ini antara lain Kordiv OSDM, Koordianator Sekretariat (Korsek) dan Staf dari 19 Bawaslu Kota/Kabupaten se - Jawa Timur yang tidak melaksanakan Pilkada. Kota Probolinggo dalam hal ini di hadiri oleh Ilmiah selaku Kordiv OSDM, Budi Bachiruddin Setiawan Selaku Korsek dan satu orang Staf.

Dalam acara Rapat Koordinasi tersebut Kepala Sekretariat Bawaslu Jawa Timur Sapni Syahril menyampaikan “ Membaca Perbawaslu Nomor 17 tahun 2017 menjelaskan tentang tata naskah surat yang tujuannya menciptakan kelancaran komunikasi secara tertulis yang efektif dan efesien dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Bawaslu Kota/Kabupaten. Sementara Perbawaslu Nomor 16 tahun 2015 tentang Klasifikasi Arsip ( Nomor Surat). Maka dari itu pada kesempatan hari ini merupakan hal penting dalam pelaksanaan tugas kelembagaan”. Ungkapnya.

Senada dengan Sapni Eka Rahmawati Selaku Kordiv Data Informasi dan Organisasi menyampaikan “Dalam Perbawaslu 16 tahun 2015 telah dijelaskan tentang pola klasifikasi arsip untuk mengelompokan secara sistematis, struktur dan efektis berdasarkan subjek dan perihal atau masalah yang diindentifikasi dalam bentuk kode berupa gabungan angka dan huruf. Ketika Bawaslu Kota/Kabupaten membuat surat untuk memberi kode klasifikasi harus mengetahui terlebih dahulu isi surat tersebut kemudian baru bisa mengetahui kode klasifikasi di Perbawaslu 16 tahun 2015. Paling tidak setiap surat masuk atau keluar harus di rekap di Excel ”. Ungkapnya. (Humas)